Promocja do 50% rabatu 22-30 czerwca

Procesy biznesowe w firmie - uporządkowane i zautomatyzowane

Zaimplementowana w intranecie Bitrix24 funkcjonalność do modelowania i zarządzania obiegiem dokumentów, procesów biznesowych i workflow ma zastosowanie dokładnie tam, gdzie jest najbardziej potrzebna - podczas codziennych, rutynowych, a jednocześnie istotnych operacji biznesowych przedsiębiorstwa.

Bitrix24 oferuje kilka standardowych szablonów procesów biznesowych w każdej ze swoich wersji, a dzięki wbudowanemu wizualnemu edytorowi użytkownik może modyfikować istniejące i tworzyć nowe modele procesów biznesowych, wykorzystywane do automatyzacji pracy w firmie, w sposób najbardziej dostosowany do jej biznesowej działalności. Szablony procesów biznesowych mogą być importowane i eksportowane z systemu. Dla uściślenia terminologii - szablon procesu biznesowego stanowi jego schemat, a sam proces biznesowy jest  sekwencją czynności prowadzących do określonego efektu lub rozwiązujących konkretny problem, w powiązaniu z dokumentem, obiektem CRM, rekordem bazy danych lub zdarzeniami i innymi elementami istniejącymi w obrębie intranetu Bitrix24.

Czym jest proces biznesowy

Proces biznesowy jest operacją przebiegającą przez etapy zdefiniowane na schemacie, spośród których część jest całkowicie zautomatyzowana, a cześć z nich wymaga podjęcia działania przez osoby biorące udział w procesie. Celem zarządzania procesami biznesowymi w organizacji jest standaryzacja i optymalizacja działań operacyjnych, tak aby zwiększyć ich efektywność, transparentność i jakość uzyskiwanych wyników.

Narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi, takie jak Bitrix24, umożliwiają zaplanowanie, przeprowadzanie, monitorowanie i kontrolę obiegu pracy w powiązaniu z dokumentami, modułem CRM i innymi obiektami systemu. Systematyczny rozwój procesów biznesowych buduje większy, spójny system pracy, który oprócz doskonałej orientacji w aktualnych statusach spraw, umożliwia także prześledzenie przebiegu każdego procesu, jaki miał miejsce w przeszłości. W systemie Bitrix24 są dwa podstawowe rodzaje procesów biznesowych: sekwencyjne oraz zależne od statusów.

Sekwencyjny proces biznesowy

Ten typ schematu używany jest przede wszystkim w sytuacji, gdy proces jest określony w ramach czasowych. Typowym przykładem może być proces akceptacji dla wniosku lub dokumentu. Każdy sekwencyjny proces zawiera zazwyczaj kilka akcji pomiędzy jego początkiem a końcem, jak również towarzyszące zdarzenia angażujące użytkowników, takie jak powiadomienia o zmianie statusu, żądania dodatkowych danych itp.

sekwencyjny proces biznesowy

Na obrazie widać sekwencyjny proces biznesowy akceptacji.

Proces biznesowy kierowany statusami

Ten typ schematu sprawdza się wówczas, gdy opisywany proces nie ma określonego w czasie końca i zgodnie ze swym charakterem może się powtarzać i powracać do wcześniejszych statusów, jak na przykład podczas ciągłej aktualizacji dokumentacji technicznej.

Poprawne wykreowanie procesu tego rodzaju nie jest prostym zadaniem, ale otwiera duże możliwości do automatyzacji procesowania wszelkich informacji w organizacji. Typowy schemat takiego procesu biznesowego składa się z kilku statusów, które same w sobie zawierają akcje i warunki, na podstawie których cały proces osiąga wyższy lub niższy status.

sekwencyjny proces biznesowy

Szablony procesów biznesowych w Bitrix24

  • Sekwencyjny proces biznesowy: Akceptacja prosta i poprzez głosowanie. Ten szablon stosowany jest do akceptacji zwykłą większością głosów.
  • Sekwencyjny proces biznesowy: Pierwsza akceptacja. Stosowany w sytuacji, kiedy każda osoba z określonej grupy osób może samodzielnie zaakceptować dokument lub zdarzenie.
  • Kierowany statusem proces biznesowy: Akceptacja dokumentu z etapami. Ten szablon posiada trzy etapy: "Szkic", "Do akceptacji" i "Opublikowane". Dokument może przechodzić te etapy wielokrotnie w zależności od tego, czy akceptacja została uzyskana czy też nie.
  • Sekwencyjny proces biznesowy: Akceptacja dwuetapowa. Zalecany, gdy dokument musi uzyskać akceptację dwóch, lub większej liczby osób / grup.
  • Sekwencyjny proces biznesowy: Czytanie dokumentu. Ten proces przypisuje konkretnym użytkownikom konieczność zapoznania się z określonym dokumentem, którzy muszą potwierdzić następnie ten fakt.
  • Sekwencyjny proces biznesowy: Opinia ekspercka. Zalecany w sytuacji, gdy osoba akceptująca dokument powinna przed podjęciem decyzji zasięgnąć opinii eksperta.

Wizualny edytor procesów biznesowych

Narzędzie to pozwala budować schematy i logikę przebiegu procesów w prosty i intuicyjny sposób, przy wykorzystaniu biblioteki gotowych bloków, wstawianych na schemat metodą chwyć-i-upuść. Każdy taki blok posiada możliwość skonfigurowania go do potrzeb procesu biznesowego, w którym ma być używany. Bitrix24 - oprócz biblioteki gotowych elementów do budowy procesów - daje także możliwość uzupełnienia tej funkcjonalności poprzez bloki z własnym skryptem php.

bp edytor