Dodatek rozszerzający funkcjonalność zarządzania projektami dla wersji Self-hosted Bitrix24

Rozszerzenie dodane przez partnera Bitrix24, firmę Make Interactive.

Celem dodatku jest taka integracja modułów: CRM, Grupy Robocze oraz Zadania, żeby możliwe było łatwe zarządzanie przypisywaniem, kontrolowaniem i rozliczaniem zadań, których liczba w odniesieniu do poszczególnych klientów może sięgać setek. Prace wykonywane dla klienta mogą być dystrybuowane pomiędzy wiele grup roboczych.  Użytkownik zyskuje dostosowany interfejs, który umożliwia harmonogramowanie, raportowanie z czasu pracy, nakładanie limitów budżetowych.

Każda aktywność związana z realizacją zadań dla klienta może być gromadzona i raportowana w jednym miejscu, w dziale sprawozdawczym modułu CRM. Szczegóły tych aktywności w przejrzysty sposób odczytać można z poziomu grupy roboczej.

Unikatowe funkcje zaimplementowane wraz z dodatkiem:

  • Narzędzie do harmonogramowania prac, wykorzystujące moduły Zadania i Grafik Nieobecności
  • Interfejs logowania czasu spędzonego do wielu zadań
  • Grupy Robocze  wraz z zadaniami do nich należącymi zostają ściśle powiązane z obiektami CRM Deal
  • Filtr w raportach CRM odnoszący się do Grup Roboczych i Deali
  • Wiele konfigurowalnych raportów w sprawozdaniach modułu CRM

Zindywidualizowany interfejs, zawierający karty ewidencji, raporty w CRM, narzędzie harmonogramowania, pozwala na dynamiczny wybór klienta -> grupy roboczej -> zadania, z wykorzystaniem rozwijanych list.

Proces w intranecie rozpoczyna się w module CRM od obiektu Deal, który oznacza podpisany kontrakt. W obrębie realizacji jednego Deala może powstać do 50 grup roboczych, oddających zakres prac w projekcie dla danego klienta. Na przykład instalacja serwera może znaleźć się w grupie roboczej projektu dotyczącej hardware, a zagadnienia bezpieczeństwa danych w innej, zakładając nakładające się kompetencje uczestników tych obu grup.

Skróty stworzone na poczet dodatku znacząco ułatwiają wprowadzanie zadań i rejestrowanie fakturowalnych godzin pracy do odpowiednich grup roboczych.

Poniższa ewidencja pozwala użytkownikowi wprowadzić czas spędzony przy sprawie klienta. Rozwijana lista jest dynamiczna, gdy klient zostanie wybrany, powiązane grupy robocze (do których użytkownik ma dostęp) zostaną wyświetlone na liście kolejnego pola. Ten sam mechanizm zadziała podczas wybierania zadań, następującego po wyborze grupy roboczej.

Ewidencja czasu pracy przed wypełnieniem

 

Gdy klient, grupa robocza i zadanie zostaną wybrane, pracownik może wprowadzić fakturowalny czas pracy. Jeżeli użytkownik spróbuje wpisać czas przekraczający limit ustanowiony dla tego zadania, zostanie wystosowane ostrzeżenie, a wpis nie zostanie zaakceptowany.

Ewidencja czasu pracy po wprowadzeniu danych

 

Ewidencja czasu została stworzona i wypełniona. Może być odtąd przeglądana i edytowana. Z kalendarza można wybierać okres przedstawienia danych.

Widok ewidencji czasu pracy dla celów zarządczych

 

Dla zarządzających projektami dostępne jest wygodne narzędzie do harmonogramowania, dostępne z sekcji Menu -> Moja Praca. Projekty są przypisywane dla pracownika, a kiedy ten wpisze czas spędzony w projekcie, ikona flagi zmieni kolor z białego na czarny. Narzędzie to pobiera dane również z Grafika Nieobecności.

Gromadzone dane stanowią podstawę do stworzenia przejrzystych raportów, będących podstawą do wystawienia faktury klientom, i opłacenia pracowników.

Lista możliwych raportów jest długa, ale istotne jest to, że raporty mogą być generowane poprzez wybranie klienta, i jednej spośród grup roboczych, które go dotyczą. Ewentualnie wyniki wszystkich grup roboczych mogą zostać wykazane w jednej tabeli razem. Filtr daty jest także dostępny.

Lista wcześniej skonfigurowanych raportów zawiera raporty:

  • Aktywni klienci
  • Nieaktywni klienci
  • Raport ewidencji pracy dla klienta
  • Zamknięta sprzedaż
  • Wewnętrzna alokacja zasobów
  • Miesięczne zestawienie sprzedaży (finanse)
  • Szanse sprzedaży
  • Historia lejka
  • Tygodniowe zestawienie wedle konsultanta i klienta
  • Oraz około 20 więcej raportów…

Dodatek ten rozbudowuje funkcjonalność Bitrix24 i pozwala na efektywną pracę dużej liczby konsultantów, serwisantów, specjalistów przy realizacji setek zadań, i z zapewnieniem przejrzystości podczas raportowania wyników na potrzeby kontroli wydajności, fakturowania i płatności.