Grupy robocze w intranecie Bitrix24 - efektywne zarządzanie projektami

Oprogramowanie do zarządzania projektami stało się powszechnie używanym narzędziem biznesowym w firmach ze wszystkich sektorów gospodarki. Każda organizacja w pewnych obszarach swojej działalności realizuje projekty, a w tym celu musi powoływać zespoły i zarządzać ich pracą oraz kontrolować ich postępy i wyniki.

Intranet Bitrix24 wyposażony jest w funkcjonalność, która jest bardzo użyteczna podczas codziennej pracy projektowej w firmie. Jednym z takich narzędzi są "Grupy Robocze", o których można myśleć, jak o zespołach projektowych pozwalających na monitorowanie i aktywne prowadzenie różnych przedsięwzięć, a także uzyskanie możliwości wyciągania wniosków na podstawie zakończonych i zarchiwizowanych projektów.

Bitrix24 umożliwia stworzenie nielimitowanej liczby grup roboczych, które mogą być widoczne i dostępne dla wszystkich użytkowników, pracowników wybranych działów, lub ograniczone wyłącznie do wybranej listy uczestników projektu.

Projekty mogą być również prowadzone przy udziale osób z zewnątrz organizacji - przy użyciu modułu ekstranetu, który jest wyodrębnionym obszarem do prowadzenia współpracy z klientami, partnerami, dostawcami, współpracownikami firmy - bez możliwości ujawnienia wrażliwych informacji.

grupa robocza 

Proces zakładania grupy roboczej przebiega szybko i wymaga jedynie wstępnej paramteryzacji; wyboru narzędzi, które będą dostępne do prowadzenia współpracy (komunikacyjnych, organizacyjnych, dotyczących zasobów informacyjnych), określenia założeń dla dostępności grupy - czy grupa ma być widoczna, czy też prywatna? kto może zapraszać kolejnych członków grupy? czy mogą brać w niej udział osoby spoza organizacji? Na końcu procesu należy zaprosić osoby lub grupy osób do wspólnej pracy w obszarze projektu.

grupa tworzenie

Każda grupa robocza umożliwia swoim członkom korzystanie z zestawu narzędzi do prowadzenia projektów. Posiadając odpowiednie uprawnienia, uczestnik może założyć, monitorować i zmieniać zadania, zakładać terminy spotkań w kalendarzu projektu, korzystać z repozytorium dokumentów, zakładać i prowadzić dyskusje w formie forum i rozmowy, a także prowadzić wspólne Wiki.

Dzięki własnej tablicy aktywności, cała wewnętrzna komunikacja w grupie roboczej jest przejrzysta i przedstawiona w formie spójnych wątków. Taka systematyka pracy zapewnia ciągłość projektu w przypadku odejścia z niego jednego bądź więcej członków oraz szybkie wdrożenie nowych osób, które otrzymują wgląd we wszystkie materiały i historię projektu z chwilą przystąpienia do projektu. Tablica aktywności, przez wzgląd na jej interaktywny charakter, pozwala na szybką reakcję na pojawiające się informacje i zdarzenia, a także prowadzenie prostej i szybkiej komunikacji pomiędzy członkami grupy.

grupa tablica

Najczęściej wykorzystywaną do zarządzania projektami funkcją są zadania. Zadania są przypisane do konkretnej gupy roboczej i osób odpowiedzialnych za ich realizację. Właścicielem zadania może być kierownik, który posiada wgląd w ich statusy u wszystkich swoich pracowników wraz z możliwością generowania podsumowujących raportów. Każde zadanie może mieć nieograniczoną liczbę podzadań; można je komentować, załączać do nich pliki, ustalać daty końcowe i deadline, przeglądać na wykresie Gantta. Zmiany statusów zadań i związane z nimi powiadomienia ukazują się również na tablicy aktywności grupy roboczej oraz na głównej tablicy osób odpowiedzialnych.

grupa zadania

Każda grupa robocza może być wyposażona w repozytorium plików służące do gromadzenia i organizowania potrzebnych dokumentów i danych multimedialnych. Umożliwia również wspólną pracę nad dokumentem, dzięki pełnemu wersjonowaniu każdego pliku.

Wspólny kalendarz zespołu widoczny jest dla wszystkich jego członków i może zawierać kamienie milowe projektu oraz wszelkie zdarzenia mające z nim związek. Kalendarz ukazuje także postępy w zadaniach wraz z ich datą deadline.

grupa kalendarz

Moduł Wiki w obrębie grupy roboczej może zostać wykorzystany do tworzenia słowników i bazy wiedzy dla danego projektu, co może być szczególnie przydatne w przypadku zaangażowania specjalistów z różnych dziedzin. Wiki pozwala na współpracę podczas budowania bazy informacyjnej i posiada pełne wersjonowanie, umożliwiające podgląd historii zmian i powrót do wcześniejszych wersji treści.

grupa wiki

Wyszukiwarka i filtrowanie informacji w obrębie grupy roboczej są bardzo przydatnymi narzędziami, jako że w krótkim czasie ten obszar może zostać wypełniony dużą ilością informacji - ich szybkie i trafne odnalezienie staje się kluczowe dla  wygody i efektywności prowadzenia projektu.

grupa zdjecia