Jak do wiadomości w Bitrix24 dodać adresata spoza intranetu - nowa funkcja w ramach zimowego update'u Bitrix24

Możliwość dołączania do pisanych w Bitrix24 wiadomości odbiorców zewnętrznych, to jest takich, którzy nie posiadają konta w intranecie Bitrix24, była funkcją oczekiwaną przez wielu użytkowników. Zimowy update oprogramowania przyniósł realizację tych oczekiwań.

Pisząc wiadomość na tablicy w Bitrix24 mamy teraz możliwość dodania do listy jej odbiorców osoby również spoza grupy naszych współpracowników. Gwarantuje to dodatkowe korzyści, między innymi:

  • Łatwość zaangażowania w dyskusję klientów, partnerów i zewnętrznych współpracowników
  • Komunikowanie się przy użyciu wewnętrznego narzędzia organizacji, jakim jest firmowy intranet
  • Tworzenie bazy użytkowników zewnętrznych na koncie Bitrix24
  • Reakcję w czasie rzeczywistym - komunikacja w ramach wątku na tablicy z użytkownikiem zewnętrznym odbywa się bez zbędnej zwłoki w oczekiwaniu na wyjście / przyjście wiadomości
  • Wszechstronność zastosowania nowej funkcji - każdy ma adres e-mail
  • Poprawę komunikacji już nie tylko w obrębie organizacji, ale także z osobami spoza jej murów - narzędzia do kolaboracji w Bitrix24 są bardziej efektywne niż tradycyjny e-mail
  • 100% historii interakcji i komunikacji jest przechowywane w intranecie Bitrix24

Jak stworzyć wiadomość w Bitrx24 i dodać do niej zewnętrznych odbiorców?

Dodanie zewnętrznego odbiorcy do Twojej wiadomości jest tak proste jak wpisanie jego adresu e-mail w polu adresatów. Dobrym zwyczajem jest podanie przy tej okazji imienia i nazwiska nowego odbiorcy, tak aby ułatwić wszystkim zaangażowanym komunikację z nim w przyszłości. System sam rozpozna typ nowego odbiorcy i w odpowiedni sposób go oznaczy.

Wszyscy użytkownicy Bitrix24 zaangażowani w dyskusję będą otrzymywać powiadomienia w standardowy sposób, natomiast użytkownicy zewnętrzni otrzymają odpowiednią wiadomość e-mail, w której odczytają zawartość wątku i załączniki. Od tej pory mają możliwość udzielenia odpowiedzi poprzez zwykłą odpowiedź na e-maila, bądź też mogą otworzyć link prowadzący do specjalnie zabezpieczonej strony dyskusji, wyglądem i funkcjonalnością odpowiadającej dyskusji prowadzonej w systemie Bitrix24. Wszelkie zmiany dokonane na tej stronie, takie jak dodanie komentarza, przesłanie pliku, linku, itp., będą w czasie rzeczywistym uaktualniane dla wszystkich zaangażowanych osób na ich tablicach powiadomień w Bitrix24.

Odbiorca zewnętrzny będzie otrzymywał powiadomienia o wszelkich odpowiedziach w danym wątku na swój adres e-mail, ale może także pozostać na stronie dyskusji, aby mieć podgląd na to co się dzieje w czasie rzeczywistym.

Strony z wątkami dyskusji są ściśle zabezpieczone, nie są indeksowane przez wyszukiwarki internetowe, a po 7 dniach zostają automatycznie usunięte, bądź też wcześniej, w zależności od ustawień administracyjnych.

Dodawanie kolejnego odbiorcy wiadomości

Na każdym etapie prowadzonej dyskusji można przypisać kolejnego odbiorcę. Dołączający do dyskusji uzyskuje tym samym wgląd w jej historię i w sposób uporządkowany może zapoznać się z jej przebiegiem.