Procesy akceptacji i system obiegu dokumentów w firmie

Bitrix24 jest platformą intranetową wyposażoną w moduł obiegu dokumentów, który umożliwia zautomatyzowanie wielu zadań w firmie, a w szczególności zaprojektowanie i wdrożenie obiegu dokumentów związanych z procesami akceptacyjnymi. Moduł procesów biznesowych umożliwia zaplanowanie, wykonywanie i monitorowanie przebiegu procesów powiązanych z obiektami, takimi jak obiekty CRM i dokumenty. Wbudowany wizualny edytor procesów wyposażony jest w bibliotekę akcji związanych z przetwarzaniem dokumentów, ustanawianiem zależności i interaktywnych zdarzeń, które w prosty sposób mogą zostać wykorzystane do projektowania szablonów przebiegu procesów związanych z obiegiem dokumentów.

Zastosowanie modułu procesów biznesowych do stworzenia w firmie systemu obiegu dokumentów pozwala zaprojektować: 

  • Obieg dokumentów księgowych
  • Obieg dokumentów magazynowych
  • Zautomatyzowane archiwum dokumentów elektronicznych

bp

Jak Twoja firma może zyskać na wdrożeniu elektronicznego systemu obiegu dokumentów?

Załóżmy taki scenariusz, że zamierzasz dodać do firmowej biblioteki dokumentów w intranecie nową wersję szablonu umowy. Szablon ten będzie wykorzystywany przez pracowników do podpisywania umów z klientami, partnerami, dostawcami, itp. Jako że jest to dokument bardzo istotny z punktu widzenia Twojego biznesu, musisz upewnić się, że nie zawiera on żadnych błędów, a jego konstrukcja jest poprawna.

Chcesz, aby nowy szablon został zatwierdzony przez dział prawny i wybranych menedżerów, zanim zostanie opublikowany. Taki sam proces może dotyczyć również dokumentów będących już w użyciu, przy okazji każdorazowej ich modyfikacji.

Przeprowadzenie podobnego procesu bez wsparcia systemu obiegu dokumentów nie powinno nastręczać większych problemów, gdy dotyczy jednego, bądź kilku dokumentów. Natomiast w przypadku, gdy jest ich więcej, a do tego wymagają one okresowych przeglądów w celu aktualizacji, staje się to dużym wyzwaniem dla całej organizacji. Jest to dokładnie taka sytuacja, w której sprawdzi się moduł do obiegu dokumentów w Bitrix24, automatyzujący i systematyzujący procesy akceptacyjne.

W programie Bitrix24 możesz stworzyć proces biznesowy, który z chwilą dodania nowego dokumentu do biblioteki będzie każdorazowo uruchamiany, bądź też wówczas, gdy nastąpi modyfikacja istniejącego dokumentu. W procesie obiegu zaangażowane będą dwie lub więcej osób: osoba dodająca / zmieniająca dokument, osoba akceptująca dokument i być może ktoś jeszcze w międzyczasie.

Z uruchomionym obiegiem dokumentów żaden nowy dokument w bazie nie pozostanie niezauważony. Procesy biznesowe dają tą pewność, że dokumenty odbędą określoną drogę przez kolejne etapy akceptacyjne, zanim zostaną opublikowane w intranecie.

Tworzenie prostego obiegu dokumentu w procesie akceptacyjnym

Spójrzmy, jak stworzyć nowy proces biznesowy - krok po kroku. W poniższym przykładzie zaprojektowany został prosty szablon zawierający zaledwie kilka bloków.

  • Najpierw należy przejść do biblioteki dokumentów w Bitrix24, co do której będzie zastosowany proces obiegu dokumentów. Jeżeli procesy nie zostały jeszcze aktywowane, należy to zrobić w ustawieniach.

od 1

  • Jako że tworzony jest nowy szablon procesu, należy rozpocząć od określenia typu jego struktury. Istnieją dwie wersje procesu biznesowego: sekwencyjny oraz kierowany statusem. Na potrzebę tego przykładu wybrany został proces sekwencyjny, który stosowany jest wówczas, gdy proces posiada ramy czasowe i konkretny wynik.

 od 2

  1. Należy upewnić się, że odpowiednie warunki inicjacji procesu zostały określone: w chwili dodania dokumentu, jego modyfikacji, bądź też w obu przypadkach jednocześnie.

 od 3

  1. Gdy opis szablonu procesu zostanie zapisany, otworzy się okno z wizualnym edytorem szablonu procesu obiegu dokumentu. Jest to narzędzie, które za pomocą techniki "chwyć i upuść" posłuży do zbudowania schematu z gotowych bloków funkcyjnych, które następnie są konfigurowane do spełnienia określonej funkcji w danym procesie.

 od 4

  1. Po umieszczeniu bloku na schemacie należy skonfigurować jego ustawienia. W tym miejscu określane są osoby, które będą odpowiedzialne za zaakceptowanie dokumentu, wybrana zostaje metoda akceptacji - do wyboru jest możliwość akceptacji przez jedną wskazaną osobę, przez jedną z wybranych osób, poprzez głosowanie, itp. Dodawane są także teksty wyświetlane w oknach powiadomień i w historii przebiegu procesu. Wybieranie właściwych danych odbywać może się z list dostępnych pod przyciskiem z trzema kropkami.

 od 5

  1. W następnym kroku widać, że powstały dwie możliwe ścieżki dla przebiegu procesu obiegu dokumentów, zależne od decyzji podjętej przez wskazaną do akceptowania osobę. W przypadku akceptacji, dokument ma zostać opublikowany w bibliotece dokumentów firmowych. W przypadku odrzucenia nie będzie on dostępny dla pracowników. Dla uzyskania tych rezultatów należy dodać dwa kolejne bloki do schematu procesu: "Opublikuj dokument" oraz "Usuń dokument".

 od 6

  1. Na tym etapie zakończona została edycja szablonu procesu. Może on zostać zapisany i uruchomiony w bibliotece dokumentów. W naszym przykładzie dodajemy do biblioteki dokument o nazwie DRAFT.docx. Można zobaczyć teraz ikonkę świadczącą o tym, że dokument jest procesowany w obiegu dokumentów. Osoba odpowiedzialna za proces akceptacji w tym przypadku, otrzyma powiadomienie o konieczności podjęcia akcji względem tego dokumentu, czyli zapoznania się z nim i zadecydowania o opublikowaniu bądź usunięciu. Powiadomienie będzie widoczne w menu "Workflow".

 od 7

  1. Przechodząc do sekcji "Workflow" widać aktywne zadania związane z obiegiem dokumentów. Żądanie akceptacji dokumentu można otworzyć podwójnym kliknięciem.

 od 8

  1. W tym momencie można zaakceptować lub odrzucić żądanie. W naszym przykładzie akceptacja została przyznana.

 od 9

  1. Każdy dokument lub plik, który podlega procesowi biznesowemu posiada swoją własną historię przejścia przez te procesy. W tym miejscu wyszczególnione są wszystkie etapy, które się odbyły, wraz ze szczegółowym rejestrem czasu i statusów.

 od 10

  1. Kontynuując nasz przykład zmieniamy nieco szablon procesu, dodając powiadomienia systemowe w zależności od podjętej decyzji. Na szablon procesu przenosimy blok "Wiadomość społecznościowa" i konfigurujemy informację, która wyświetli się wskazanym osobom w komunikatorze Bitrx24, w przypadku braku akceptacji dla dokumentu.

 od 11

  1. Teraz można już przetestować działanie obiegu dokumentów w tym konkretnym procesie. Po załadowaniu dokumentu do katalogu, w którym uruchomiliśmy proces, a następnie po odrzuceniu go w procesie akceptacji, autor dokumentu dostał informację w oknie powiadomień, że niestety dokument nie został zaakceptowany, tym samym usunięty z biblioteki dokumentów przez nasz proces.

 od 12

Kilka spraw, o których warto wspomnieć mówiąc o obiegu dokumentów w Bitrix24

Powyższy przykład jest bardzo prostym procesem biznesowym. Twoje możliwości wykorzystania modułu obiegu dokumentów w Bitrix24 są nieporównywalnie większe. Możesz używać go w odniesieniu do repozytorium dokumentów, list danych, obiektów z modułu CRM, a nawet tworzyć własne procesy biznesowe w oderwaniu od powyższych elementów.

Jeżeli będziesz korzystał z modułu CRM w Bitrix24, szybko przekonasz się, jak wiele procesów interakcji z klientami i partnerami firmy można zautomatyzować. Na przykład leady i projekty sprzedażowe mogą być procesowane wedle ustalonej ścieżki i w oparciu o dopasowane do warunków biznesowych, zautomatyzowane szablony. Proces biznesowy może uruchomić każdą akcję związaną z elementami modułu CRM: wysłanie e-maila, przypisanie odpowiedzialności, ustalania zadań, itp. Proces biznesowy może zmienić status obiektu, wypełniać pola formularzy i tworzyć nowe obiekty.