Dobra organizacja pracy w urzędzie to podstawa szybkiego i właściwego realizowania spraw, które do niego trafiają, jak i tych, które wynikają z jego funkcjonowania. O tym jak powinno to wyglądać w praktyce traktują takie dokumenty jak Kodeks Postępowania Administracyjnego, Instrukcja Kancelaryjna, która obligatoryjnie występuje w każdej instytucji oraz Jednolity Wykaz Akt. Wynikające z nich przepisy regulują charakter, ważność oraz odpowiedzialność przyjmowanych i rozpatrywanych spraw oraz tworzenie nieograniczonej liczby dokumentów wewnętrznych, które porządkują działalność urzędu. Narzędziem ułatwiającym przepływ dokumentów oraz innych informacji rzutujących na organizację pracy danej instytucji jest elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie, który dostępny jest w ramach aplikacji Bitrix24.

Na czym polega to wsparcie? Zintegrowane moduły systemu Bitrix24 to narzędzie, które pozwala na sprawne i kompleksowe zarządzanie zewnętrznymi i wewnętrznymi dokumentami elektronicznymi. Elektroniczna obsługa korespondencji przydziela pracownikom poszczególne role w realizacji danego dokumentu (lub dokumentów) – od momentu jego zarejestrowania po zakończenie sprawy, której dotyczy. Elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie ułatwia także wyszukiwanie spraw oraz dostęp do różnych informacji przydatnych w trakcie realizacji konkretnego przypadku. Za jego pośrednictwem można również szybko komunikować się z Biuletynem Informacji Publicznej.

Dzięki e-obiegowi dokumentów możliwe jest generowanie raportów – samodzielne tworzenie oraz ich rozpowszechnianie. Pozwala to na śledzenie wszystkich zmian dotyczących realizacji danej sprawy, jak i lepszą organizację jej przebiegu. Na każdym etapie można skontrolować bowiem status zadania, przekazać je innej osobie.

Z elektronicznym obieg dokumentów w urzędzie związany jest także moduł CRM, czyli system związany z zarządzaniem relacjami z klientami. To platforma, na której odnotowywane są wszystkie akcje (rozmowy telefoniczne, wiadomości e-mail, spotkania) związane z kontaktem z danym klientem. Ułatwia planowanie poszczególnych działań związanych z realizacją konkretnego zadania. CMR Blitrix24 pozwala na wysyłanie wiadomości – indywidualnie lub grupowo z różnych list kontaktowych wraz z załącznikami (plikami pobieranymi z komputera lub biblioteki dokumentów).

To tylko kilka przykładowych atutów jakie niesie za sobą e-obieg dokumentów w Bitrix24. Zapraszamy do kontaktu i poznania jeszcze innych udogodnień, które dostępne są w ramach tej usługi.