Administracja publiczna – samorządowa oraz centralna to przykłady podmiotów, które na co dzień mają do czynienia z przetwarzaniem dokumentów – od pisma wiodącego, wszczynającego sprawę, po jego realizację. Podobnie sytuacja kształtuje w innych organizacjach publicznych czy przedsiębiorstwach. Tutaj również każdego dnia operuje się wieloma dokumentami – pismami w formie tradycyjnej (papierowej), korespondencją e-mailową, akceptacją wniosków dotyczących delegacji, fakturami etc. Ułatwieniem w funkcjonowania tych wszystkich podmiotów jest oprogramowanie typu Workflow, czyli nowoczesny i elektroniczny system obiegu dokumentów, który jest wielkim wsparciem dla użytkowników, porządkującym proces generowania dokumentacji i związanej z nią sprawami. Umożliwia automatyzację procesów – całościową lub fragmentaryczną – dotyczących funkcjonowania danego podmiotu i wspomaga zarządzanie przepływem dokumentów oraz informacji. Oprogramowanie Workflow jest narzędziem, które może również integrować wiele systemów informatycznych (również zewnętrznych), dzięki którym realizowane są zadania pracowników.

Aplikacja Bitrix24 idealnie wpisuje się w definicję oprogramowania klasy Workflow i określa role wszystkich użytkowników na poszczególnych etapach związanych z przetwarzaniem dokumentów oraz zapewnia ich bezpieczne przechowywanie. Usprawnia proces rejestrowania pism, wniosków etc. (przychodzących – w tym również przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą i wychodzących), pozwala mieć lepszą kontrolę nad przebiegiem realizowanych spraw oraz zwiększa wydajność pracy. Pomaga również w komunikacji pomiędzy poszczególnymi pracownikami. Przypomina o terminach oraz automatycznie informuje szczebel kierowniczy o tym, jaki jest aktualny status danego zadania. Aplikację wdrażamy poprzez instalację systemu na serwerach klienta.. Możemy również zaoferować pełną konfigurację kompleksowego systemu w oparciu o chmurę obliczeniową.

Odpowiednio skonfigurowane oraz dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa oprogramowanie wspomagające przepływ informacji oraz dokumentów zdecydowanie ułatwia organizację pracy. Jego użytkownicy mają szybszy i większy dostęp do niezbędnych danych. Pozwala to na uporządkowanie wielu procesów związanych z funkcjonowaniem instytucji czy firmy. Daje możliwość bardziej efektywnej pracy, zmniejszenia liczby pomyłek i sytuacji zagubienia dokumentów, co może się zdarzać przy tradycyjnej metodzie realizacji danych zagadnień. Nie ma również znaczenia odległość pomiędzy urzędem czy przedsiębiorstwem i ich oddziałami w innych lokalizacjach. Narzędzie to pozwala realizować bieżące sprawy bez względu na dzielące kilometry oraz w wielu oddziałach jednocześnie. Oferowany przez nas system Workflow jest spójny ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa oraz przyjętymi standardami, stabilny i bezpieczny. Jest niezawodnym rozwiązaniem stosowanym w wielu organizacjach na całym świecie.