Współpracuj z klientami i partnerami firmy we własnym wirtualnym biurze

Działania biznesowe w dzisiejszym świecie toczą się równie intensywnie w murach biur, jak i w wirtualnej przestrzeni internetu i informatycznych systemów B2B. Wraz z pojawieniem się i popularyzacją usług świadczonych firmom w chmurze obliczeniowej, stało się możliwe kreowanie wirtualnej przestrzeni do prowadzenia współpracy B2B, w oparciu o niemalże nieograniczone możliwości funkcjonalne, a do tego za bardzo rozsądną cenę.

W rozwiązaniach takich jak systemy pracy grupowej, odnajdziemy narzędzia znane z pakietów biurowych i portali społecznościowych, między innymi profile użytkowników, strukturę organizacyjną firmy, kalendarze z zaawansowaną obsługą wydarzeń, komunikator czasu rzeczywistego (instant messaging), zarządzanie obiegiem dokumentów (workflow), zarządzanie zadaniami, zarządzanie projektami, i wiele więcej.

Gdy biznes zostaje zintegrowany z systemami IT działającymi online, pracownicy stopniowo przyzwyczajają się do pracy w korporacyjnym środowisku informatycznym, przy założeniu, że wynoszą z tego konkretne korzyści, takie jak łatwość odnalezienia informacji, minimalizowanie obiegu dokumentów w tradycyjnej, papierowej formie, usprawnienie komunikacji i zniesienie barier nadmiernej formalizacji w kontaktach.

Intranet społecznościowy Bitrx24 udostępnia narzędzia wykorzystywane podczas codziennych, operacyjnych działań w firmie, które są oparte na fundamencie sprawnej komunikacji wewnętrznej. Jeżeli pracownicy podejmują w sposób naturalny interakcję ze współpracownikami w środowisku intranetowym, równie łatwo zaadaptują to narzędzie do prowadzenia regularnej współpracy z klientami, dostawcami i partnerami firmy. Intranet jest wewnętrznym systemem usprawniającym pracę, z pełnym dostępem wyłącznie dla pracowników organizacji. Gdy w grę wchodzi stworzenie w jego obrębie obszaru z dostępem dla osób spoza firmy - zostanie użyty moduł ekstranetowy.

Przy wykorzystywaniu przez firmę "wirtualnych biur" w Bitrix24, dowolna liczba klientów może być obsługiwana w doskonale znanym pracownikom środowisku intranetowym. Wyposażenie biura w określone narzędzia i informacje jest zależne od konkretnego przypadku, a mogą wśród nich znaleźć się: repozytorium dokumentów, moduł zadań, kalendarz z zarządzaniem wydarzeniami, forum i dyskusje, galerie zdjęć, moduł Wiki, a także własne, dowolnie zaprojektowane listy danych. Każde takie "wirtualne biuro" wyposażone jest również w bogaty zestaw narzędzi do komunikacji - wiadomości i komunikator z możliwością czatu, prowadzenia rozmów głosowych i video.

wirtualne biuro 

Jak wygląda moduł ekstranetowy w Bitrix24?

Za przykład może posłużyć nam agencja interaktywna, która współpracuje z klientami podczas tworzenia kampanii marketingowych. Dla każdego ze swoich klientów i projektów może utworzyć ekstranetową grupę roboczą i zaprosić do niej przedstawicieli klienta. W jej obszarze może odbywać się dyskutowanie założeń projektu, a następnie ciągła współpraca podczas jego realizacji. W grupie roboczej może mieć miejsce współpraca nad współdzielonymi dokumentami i plikami multimedialnymi, odbywać się zarządzanie zadaniami, spotkaniami, itp.

Podsumowując, wszelkie informacje i dane wprowadzane i tworzone w obrębie grupy roboczej są dostępne wyłącznie dla uczestników tej grupy. Natomiast grupy robocze mogą być tworzone z udziałem pracowników firmy i osób spoza organizacji, które jednak nie uzyskują przez ten fakt dostępu do sieci intranetowej firmy, ani do żadnych informacji poza tymi w ich wirtualnym biurze.

grupa robocza

Co umożliwia ekstranetowa grupa robocza w Bitrix24 użytkownikom wewnętrznym (pracownikom)?

  • Przeszukiwanie zasobów grupy obejmujących informacje, wpisy, dokumenty.
  • Dostęp do prowadzonych projektów z każdego miejsca, gdzie jest dostęp do internetu, również poprzez mobilną aplikację intranetową Bitrix24.
  • Grupy ekstranetowe mogą być wyposażone w funkcjonalność: konwersacje, bibliotekę dokumentów, zadania, kalendarz, galerię zdjęć, Wiki, wyszukiwarkę i dostęp do komunikatora. Niewykorzystywane narzędzia mogą być zablokowane.
  • Liczba grup roboczych jest nielimitowana. Użytkownicy zewnętrzni mogą uczestniczyć w wielu ekstranetowych zespołach roboczych.
  • Po zakończeniu prac przez zespół projektowy, cała grupa może zostać zarchiwizowana i ponownie aktywowana, gdyby zaszła taka potrzeba.