Zaimplementowana w intranecie Bitrix24 funkcjonalność do modelowania i zarządzania obiegiem dokumentów, procesów biznesowych i workflow ma zastosowanie dokładnie tam, gdzie jest najbardziej potrzebna - podczas codziennych, rutynowych, a jednocześnie istotnych operacji biznesowych przedsiębiorstwa.
Bitrix24 oferuje kilka standardowych szablonów procesów biznesowych w każdej ze swoich wersji, a dzięki wbudowanemu wizualnemu edytorowi użytkownik może modyfikować istniejące i tworzyć nowe modele procesów biznesowych, wykorzystywane do automatyzacji pracy w firmie, w sposób najbardziej dostosowany do jej biznesowej działalności. Szablony procesów biznesowych mogą być importowane i eksportowane z systemu. Dla uściślenia terminologii - szablon procesu biznesowego stanowi jego schemat, a sam proces biznesowy jest sekwencją czynności prowadzących do określonego efektu lub rozwiązujących konkretny problem, w powiązaniu z dokumentem, obiektem CRM, rekordem bazy danych lub zdarzeniami i innymi elementami istniejącymi w obrębie intranetu Bitrix24.
Czym jest proces biznesowy
Proces biznesowy jest operacją przebiegającą przez etapy zdefiniowane na schemacie, spośród których część jest całkowicie zautomatyzowana, a cześć z nich wymaga podjęcia działania przez osoby biorące udział w procesie. Celem zarządzania procesami biznesowymi w organizacji jest standaryzacja i optymalizacja działań operacyjnych, tak aby zwiększyć ich efektywność, transparentność i jakość uzyskiwanych wyników.
Narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi, takie jak Bitrix24, umożliwiają zaplanowanie, przeprowadzanie, monitorowanie i kontrolę obiegu pracy w powiązaniu z dokumentami, modułem CRM i innymi obiektami systemu. Systematyczny rozwój procesów biznesowych buduje większy, spójny system pracy, który oprócz doskonałej orientacji w aktualnych statusach spraw, umożliwia także prześledzenie przebiegu każdego procesu, jaki miał miejsce w przeszłości. W systemie Bitrix24 są dwa podstawowe rodzaje procesów biznesowych: sekwencyjne oraz zależne od statusów.
Sekwencyjny proces biznesowy
Ten typ schematu używany jest przede wszystkim w sytuacji, gdy proces jest określony w ramach czasowych. Typowym przykładem może być proces akceptacji dla wniosku lub dokumentu. Każdy sekwencyjny proces zawiera zazwyczaj kilka akcji pomiędzy jego początkiem a końcem, jak również towarzyszące zdarzenia angażujące użytkowników, takie jak powiadomienia o zmianie statusu, żądania dodatkowych danych itp.
Na obrazie widać sekwencyjny proces biznesowy akceptacji.
Proces biznesowy kierowany statusami
Ten typ schematu sprawdza się wówczas, gdy opisywany proces nie ma określonego w czasie końca i zgodnie ze swym charakterem może się powtarzać i powracać do wcześniejszych statusów, jak na przykład podczas ciągłej aktualizacji dokumentacji technicznej.
Poprawne wykreowanie procesu tego rodzaju nie jest prostym zadaniem, ale otwiera duże możliwości do automatyzacji procesowania wszelkich informacji w organizacji. Typowy schemat takiego procesu biznesowego składa się z kilku statusów, które same w sobie zawierają akcje i warunki, na podstawie których cały proces osiąga wyższy lub niższy status.
Szablony procesów biznesowych w Bitrix24
- Sekwencyjny proces biznesowy: Akceptacja prosta i poprzez głosowanie. Ten szablon stosowany jest do akceptacji zwykłą większością głosów.
- Sekwencyjny proces biznesowy: Pierwsza akceptacja. Stosowany w sytuacji, kiedy każda osoba z określonej grupy osób może samodzielnie zaakceptować dokument lub zdarzenie.
- Kierowany statusem proces biznesowy: Akceptacja dokumentu z etapami. Ten szablon posiada trzy etapy: "Szkic", "Do akceptacji" i "Opublikowane". Dokument może przechodzić te etapy wielokrotnie w zależności od tego, czy akceptacja została uzyskana czy też nie.
- Sekwencyjny proces biznesowy: Akceptacja dwuetapowa. Zalecany, gdy dokument musi uzyskać akceptację dwóch, lub większej liczby osób / grup.
- Sekwencyjny proces biznesowy: Czytanie dokumentu. Ten proces przypisuje konkretnym użytkownikom konieczność zapoznania się z określonym dokumentem, którzy muszą potwierdzić następnie ten fakt.
- Sekwencyjny proces biznesowy: Opinia ekspercka. Zalecany w sytuacji, gdy osoba akceptująca dokument powinna przed podjęciem decyzji zasięgnąć opinii eksperta.
Wizualny edytor procesów biznesowych
Narzędzie to pozwala budować schematy i logikę przebiegu procesów w prosty i intuicyjny sposób, przy wykorzystaniu biblioteki gotowych bloków, wstawianych na schemat metodą chwyć-i-upuść. Każdy taki blok posiada możliwość skonfigurowania go do potrzeb procesu biznesowego, w którym ma być używany. Bitrix24 - oprócz biblioteki gotowych elementów do budowy procesów - daje także możliwość uzupełnienia tej funkcjonalności poprzez bloki z własnym skryptem php.
Kategorie: