Bitrix24 HRMS jako system zarządzania informacją o zasobach ludzkich

Zatrudnianie najlepszych pracowników wpisane jest w strategię wielu organizacji, które dostrzegły, że wiedza i informacja zaliczają się do głównych czynników rozwoju w dzisiejszej gospodarce. Jednakże doświadczenia, jakie płyną z praktyki zarządzania zasobami ludzkimi wskazują, że sam fakt zatrudnienia dobrych specjalistów i wykwalifikowanych pracowników nie wystarcza. Równie istotne jest zapewnienie im środowiska pracy, które umożliwi produktywne i wydajne realizowanie codziennych zadań. Dużym wyzwaniem dla organizacji, a jednocześnie warunkiem powodzenia prowadzonych przez nią projektów, jest budowanie zespołów składających się ze specjalistów pochodzących z różnorodnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa, a następnie zapewnienie im optymalnych warunków współdziałania.

Z punktu widzenia działu personalnego, zapewnienie wsparcia dla powyższych procesów będzie oznaczało odpowiednie zorganizowanie i zarządzanie kluczowymi aspektami polityki personalnej przedsiębiorstwa:

• Zapewnienie efektywnej wymiany informacji i wiedzy pomiędzy pracownikami i jednostkami struktury organizacyjnej, poprzez dostarczenie im nowoczesnych i wygodnych narzędzi komunikacji
• Stałe monitorowanie poziomu kultury korporacyjnej, promowanie wewnętrznego patriotyzmu i inicjatywy, opierając się na motywacjach pozamaterialnych
• Zapewnienie nowym pracownikom ścieżek szybkiej adaptacji w środowisku organizacji, dostarczanie materiałów szkoleniowych, przeprowadzanie szkoleń i sprawne przystosowanie pracowników do realizacji zadań na ich stanowiskach.

Korporacyjny portal intranetowy jest wyjątkowym narzędziem, umożliwiającym sprawne realizowanie powyższych celów, a także optymalne wykorzystanie energii i czasu pracy działu personalnego. Oddajemy Państwu opracowanie, które przedstawia różne scenariusze wykorzystania intranetu w operacyjnej działalności działu HR.

INTRANET, JAKO DODATKOWY PRACOWNIK W DZIALE HR

Spróbujmy przez chwilę myśleć o portalu intranetowym jak o dodatkowym pracowniku działu HR. Po pierwsze, intranet musi zostać zaznajomiony z codziennymi, rutynowymi zadaniami na swoim stanowisku; należy przekazać mu informacje potrzebne do pracy, a także zapoznać go z procesami, dzięki czemu wykonywana przez niego praca będzie charakteryzowała się mniejszym nakładem wysiłku i stabilną, wymaganą przez menedżera HR jakością. Nakład czasu poniesiony na wprowadzenie intranetu w jego obowiązki zacznie się szybko zwracać - odciąży cały dział HR w rutynowych czynnościach, takich jak odpowiadanie na szereg podobnych pytań pracowników o procedury, "ręczne" procesowanie wniosków, rozliczanie delegacji, usprawni procedury zatrudniania i zwalniania pracowników. Dział personalny zyska więcej czasu na działania generujące wyższą wartość dodaną dla całego przedsiębiorstwa, takie jak bardziej angażujące rekrutacje, dbałość o rozwój kultury organizacyjnej, badanie opinii pracowników i działania zmierzające do zwiększania ich motywacji do pracy i do rozwoju zawodowego.

W praktyce portal intranetowy pozwoli zautomatyzować wszystkie typowe procesy, wliczając w to interakcje pomiędzy pracownikami HR i pozostałymi pracownikami organizacji. Podróż służbowa? - pracownik wypełni elektroniczny formularz w intranetowym portalu samoobsługowym, a sprawa będzie procesowana w elektronicznym obiegu dokumentów. Kilka dni urlopu? - pracownik wypełni elektroniczny formularz, a jego wniosek odbędzie zaplanowaną, formalną ścieżkę akceptacji - wyłącznie za pośrednictwem portalu intranetowego. Oczywiście nie wszystkie procesy mogą zostać zautomatyzowane, a z pewnością nie te, które wymagają indywidualnego podejścia do problemu. Ale dzięki automatyzacji rutynowych procesów dział HR na pewno zyska więcej czasu na rozpatrywanie bardziej złożonych, wymagających większej uwagi spraw.

W każdej swej wersji intranet Bitrix24 posiada zaimplementowane, gotowe do użycia szablony podstawowych scenariuszy obiegu dokumentów, co pozwala na szybkie wdrożenie automatyzacji w dziale HR. System umożliwia projektowanie złożonych procesów, w tym również odzwierciedlających wieloetapowe i międzywydziałowe procedury akceptacji, a także integrację z zewnętrznymi systemami, udostępniającymi i pozyskującymi dane podczas przebiegu procesów.

INTRANET, JAKO WEHIKUŁ CZASU

Praca działu personalnego nie ogranicza się do świadczenia usług na rzecz pracowników. Polega również na poszukiwaniu i wdrażaniu rozwiązań prowadzących do zwiększenia wydajności pracy w przedsiębiorstwie. Zarządzanie czasem pracy i samoorganizacja są istotnymi umiejętnościami, których warto uczyć pracowników. Posługując się prostym przykładem. Wyobraźmy sobie salon fryzjerski, z jednym pracującym fryzjerem i dwoma klientami, którzy weszli w tym samym czasie - młodego mężczyznę, który wstępuje do wojska (10-minutowa praca dla fryzjera) i kobietę na zabieg farbowania (2-godzinna praca). Z punktu widzenia stylisty oba zadania zabiorą 2 godziny i 10 minut. Ale dla klientów, to kolejność w której usiądą na fotel fryzjerski będzie decydowała o tym, czy w zakładzie spędzą 10 minut, czy ponad 2 godziny.

Wiele analogicznych sytuacji ma miejsce w każdej organizacji. Godziny mogą być spędzane bezproduktywnie na oczekiwaniu na odpowiedź lub decyzję, podczas gdy osoba, od której oczekuje się działania, jest właśnie na ważnym spotkaniu. Żeby uniknąć takich niekorzystnych sytuacji, personel powinien mieć zawsze dostęp do informacji o tym kto jest aktualnie poza biurem, kto jest na spotkaniu, a kto na urlopie. Bitrix24 rozwiązuje ten problem, umożliwiając pracownikom planowanie ich zadań w powiązaniu z grafikami ich kolegów. Portal posiada szereg funkcji do zarządzania czasem pracy i dostępnymi zasobami w skali całego przedsiębiorstwa. Oferuje funkcjonalność kalendarzy firmowych i prywatnych, grafik nieobecności, synchronizację terminów i zadań z Microsoft Outlook i iCal, planowanie spotkań i wsparcie podczas ich przeprowadzania.

Portal nie tylko gromadzi na bieżąco informacje dotyczące czasu pracy i harmonogramu wszelkich wydarzeń, ale również umożliwia dokonywanie analiz na podstawie wszystkich zebranych danych. Kilkoma kliknięciami menadżer działu personalnego wygeneruje raport przedstawiający ile czasu personel spędza na różnych aktywnościach, takich jak spotkania i podróże służbowe. Lepsze zrozumienie wykorzystania czasu pracy daje możliwość takiego usprawnienia procesów biznesowych, które w efekcie wyeliminuje wąskie gardła i podniesie efektywność organizacji, bez konieczności ponoszenia dodatkowych nakładów finansowych.

INTRANET, JAKO CENTRUM INFORMACYJNE KORPORACJI

O każdej organizacji można powiedzieć, że stanowi odrębny byt ekonomiczny i społeczny, podobny w pewnych aspektach do państwa - z własną tożsamością, wyznaczonymi granicami i zarządzany przez władze. Jak każde państwo, tworzy ona własne prawo, zasady i określa normy, które składają się na kulturę organizacyjną. W tym kontekście, dział HR ma za zadanie dbać o pozytywne nastroje wśród pracowników, angażować ich w realizację wspólnych celów i budować społeczność charakteryzującą się patriotyzmem względem własnej organizacji.

Intranet może odgrywać w tym obszarze kluczową, jeżeli nie strategiczną rolę. Praktyka wskazuje na to, że jeżeli pracownik zaloguje się do portalu intranetowego przynajmniej raz dziennie, nie przeoczy żadnej wiadomości korporacyjnej pojawiającej się na głównej stronie. Korzystając z intranetu jak z medium komunikacji pionowej zyskuje się narzędzie, które w prosty i efektywny sposób przekazuje wszelkie informacje skierowane do ogółu pracowników, choćby i bez konkretnej listy nazwisk - także do tych pracujących w wielu, rozproszonych lokalizacjach.

Kultura organizacyjna może być kształtowana przy użyciu wewnętrznego portalu intranetowego na wiele sposobów. Począwszy od komunikowania podstawowych wiadomości i informacji na temat przedsiębiorstwa, jego historii, misji i osiągnięć, które budują wśród pracowników poczucie tożsamości z organizacją i zrozumienie dla jej działalności, a kończąc na cyklicznych i sporadycznych wydarzeniach, których planowanie, przeprowadzanie i podsumowywanie odbywa się przy wsparciu narzędzi intranetu. Wewnętrzny portal firmowy to również idealne medium, za pośrednictwem którego publikowane są biuletyny, wiadomości, materiały analityczne i raporty, obwieszczenia i ogłoszenia porządkowe. Wielu członków zarządów i prezesów zdecyduje się również na prowadzenie własnego bloga i tym samym będą skracać dystans dzielący zarząd i pracowników. Jest to bardzo istotne, zwłaszcza w organizacjach liczących setki i tysiące zatrudnionych, ponieważ w efekcie poprawia się motywacja i zaangażowanie całej społeczności.

Wzmacnianie osobistych więzi członków zespołów uzyskiwane jest także poprzez emisję fotorelacji i klipów video ze wspólnych wydarzeń firmowych i integracyjnych. Portal intranetowy ma bogate możliwości tworzenia galerii, udostępniania i komentowania umieszczanych tam materiałów. Nawet jeżeli przeglądanie takich albumów przez pracowników zajmie im nieco czasu, dostarczenie odskoczni od codziennych obowiązków spowoduje ocieplenie atmosfery i będzie budowało pozytywne relacje w społeczności firmowej.

Jednak myślenie o intranecie jedynie w kategoriach jednostronnej komunikacji pionowej byłoby dużym błędem. Nowoczesny, społecznościowy portal intranetowy, taki jak Bitrix24, posiada ogromny potencjał wykorzystania go do badania opinii i zbierania informacji zwrotnej od pracowników. Mechanizmy systemu, takie jak ankiety, głosowanie, zgłaszanie pomysłów, formularze online, pytania do zarządu oraz komentarze i posty pracowników, pozwalają zorientować się w rzeczywistych nastrojach. W dużych organizacjach stosowanie narzędzi komunikacji dwukierunkowej, pomijających pośrednictwo wielu szczebli korporacyjnej drabiny, niweluje efekt "głuchego telefonu" i pozwala na poznanie rzeczywistych problemów pracowników. Portal intranetowy Bitrix24 ma odrębną sekcję "Firma", która stanowi królestwo oddziaływania działu HR, poprzez komunikowane pracownikom treści oraz ich formę. Znajdują się tutaj działy z ogólnymi informacjami o firmie, oficjalne newsy, uhonorowani pracownicy, galerie fotografii i video.

INTRANET, JAKO SZKOŁA NOWYCH UMIEJĘTNOŚCI

Rynek pracy charakteryzuje się coraz wyższą rotacją w szeregach zatrudnionych i działy HR stają przed wyzwaniem nie tylko stałego pozyskiwania nowych, wartościowych pracowników, lecz również szybkiego wdrażania ich w obowiązki na stanowiskach. Jako zasadę można przyjąć, że nawet doświadczony kandydat potrzebuje kilku miesięcy na nowym stanowisku, aby uzyskać właściwy sobie poziom produktywności. Przyjmując, że w wielu branżach średni okres zatrudnienia pracownika na jednym stanowisku wynosi 2 - 3 lata, koszty naboru i adaptacji pracowników stają się coraz wyższe.

Zazwyczaj proces wdrażania nowego pracownika obejmuje zaznajomienie go ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa, zapoznanie z osobami z najbliższego otoczenia, przedstawienie często używanej na stanowisku dokumentacji. Początki w nowym zakładzie niemal zawsze oznaczają dla takiej osoby konieczność ciągłego szukania wsparcia w osobach współpracowników, których siłą rzeczy odrywa od wykonywanych zadań, na przykład pytaniami dotyczącymi organizacji pracy, o numery telefonów, lokalizacje dokumentów i akcesoriów biurowych, obsługę urządzeń, o to kto czym się zajmuje i o różne osoby, których pomoc wydaje się być niezbędna. Trudno nazwać ten etap adaptacji produktywnym, ale w takim wypadku z pomocą przychodzi portal intranetowy.

Jedną z podstawowych funkcji Bitrix24 jest dynamiczna struktura organizacyjna i katalog pracowników, zawierający pełne informacje kontaktowe, zakres odpowiedzialności, miejsce w strukturze, zdjęcia profilowe, a opcjonalnie także kompetencje zawodowe oraz zainteresowania. Zarządzanie bazą pracowników może być zintegrowane z Active Directory lub LDAP. Dodatkowo można w systemie utworzyć pakiety startowe, zawierające zbiór materiałów uporządkowanych w firmowej bibliotece dokumentów, a wszelka komunikacja pomiędzy współpracownikami zyskuje na efektywności dzięki wbudowanym narzędziom, takim jak moduł wiadomości, komunikator czasu rzeczywistego (IM), pozwalający na czat, wykonywanie połączeń głosowych, rozmów video i wideokonferencji.

Zapoznawanie nowego pracownika z wiedzą stanowiskową, ale również edukowanie pracowników z dłuższym stażem, jest znacznie atrakcyjniejsze i wygodniejsze dzięki modułowi szkoleń elektronicznych e-Nauka. Kursy wzbogacone grafiką, animacjami, klipami video i dźwiękiem mogą być zaprojektowane od początku w firmie lub też pozyskane z innego źródła i zaimportowane w popularnym formacie SCORM. System e-Szkoleń pozwala również na zapanowanie nad procesem potwierdzania nabytej w trakcie kursu wiedzy, a nawet na przeprowadzenie procesu certyfikacji, jako że został wyposażony w mechanizm testów z pełną historią podjętych prób i uzyskanych ocen. Również funkcja wideokonferencji może zostać wykorzystana do zdalnie przeprowadzanych szkoleń w systemie Bitrix24 dla osób, którym w przeciwnym razie byłoby trudno spotkać się fizycznie w jednej lokalizacji.

INTRANET, JAKO WEWNĘTRZNA SIEĆ SPOŁECZNOŚCIOWA

Portale społecznościowe, które są jedną z najistotniejszych innowacji w świecie internetu w ostatnich latach, jawią się często, jako zagrożenie dla wydajności i jakości pracy w przedsiębiorstwach. Jest to całkowicie zrozumiałe, bo sytuacja, w której pracownicy spędzają produktywne godziny na facebooku jest generalnie niepożądana. Jednakże całkowite wyeliminowanie portali społecznościowych i zwykłe zakazy korzystania z nich w pracy wydają się zadaniem co najmniej trudnym, a z kolei niewykorzystanie oczywistego potencjału sieci społecznościowych do współpracy i komunikacji w firmie - może okazać się błędem.

Korporacyjna sieć społecznościowa łagodzi formalne relacje służbowe, wpływając na poprawę atmosfery współpracy, motywację i poczucie jedności w zespołach. W praktyce firmowa sieć społeczna tworzy nowy wymiar dla pracy zespołowej, prowadzenia projektów i wykonywania standardowych działań operacyjnych. Jest również polem do przeprowadzania ogólnozakładowych inicjatyw. Wykorzystanie narzędzi znanych z popularnych portali społecznościowych generuje impulsy, które mogą zostać przekute w nowe źródło rozwoju organizacji. Podczas dyskusji prowadzonych nad problemami i nowymi ideami może pojawić się wiele pomysłów od osób na co dzień zmagających się z nimi w praktyce, które nie doszłyby do głosu w innych okolicznościach. Dodatkowo portal intranetowy, otwarty na współpracę, ułatwia wymianę doświadczeń pomiędzy osobami, które inaczej nie miałyby okazji się spotkać. Przy nowym podejściu do komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstwa są w stanie lepiej wykorzystać energię i świeżość inicjatywy oddolnej.

Intranet Bitrix24 ma podstawową funkcjonalność społecznościową, bazującą na bogatych profilach użytkowników, indywidualizowane treści i powiadomienia, narzędzia natychmiastowej komunikacji, fora dyskusyjne i osobiste blogi. Jedną z kluczowych funkcji portalu jest moduł ekstranetu, który rozciąga funkcjonalność społecznościową intranetu na użytkowników i organizacje zewnętrzne - partnerów handlowych firmy, klientów, współpracowników - bez naruszania polityki bezpieczeństwa danych. Ekstranet wzbogaca możliwości prowadzenia współpracy i poprawia jakość obsługi klientów, ułatwia komunikację i sprawia, że współpraca z Twoją organizacją staje się bardziej atrakcyjna.

PODSUMOWANIE KORZYŚCI

Konkluzją przytoczonych wcześniej korzyści dla działów HR, z wykorzystania portalu intranetowego w realizacji działalności operacyjnej jest poniższa tabela, w której zebrane zostały podstawowe scenariusze pracy z systemem Bitrix24.

Intranet, jako …	Jak to osiągnąć?	Co zyskujesz?
… dodatkowy pracownik działu HR	* Publikacja informacji o strukturze organizacyjnej, katalog pracowników z danymi kontaktowymi i innymi informacjami * Automatyzacja rutynowych działań operacyjnych działu HR * Integracja systemu usługowego HR z portalem intranetowym	Optymalizacja interakcji przebiegających na styku działu HR i spraw pracowniczych
… machina czasu	* Wykorzystanie portalu do zarządzania wydarzeniami i jego integracja z MS Exchange, MS Outlook, iCal * Zarządzanie własnymi terminarzami przez pracowników, wymóg uwzględniania planowanych spotkań, wyjazdów, urlopów, itp. * Budowanie profili wykorzystania czasu pracy, podsumowywanie i odnajdywanie dróg optymalizacji	* Lepsze zarządzanie czasem pracy przez pracowników * Większa transparentność organizacji czasu pracy oraz nieobecności pracowników dla działu HR * Bardziej trafne sugestie zmian podnoszących efektywność pracy
… korporacyjne medium informacyjne	* Utworzenie profilu korporacyjnego w portalu, publikowanie informacji o historii, celach i misji organizacji * Bieżąca aktualizacja profilu poprzez udostępnianie wiadomości, biuletynów i wpisy na blogach * Informowanie pracowników o nieformalnych wydarzeniach, sukcesach pracowników, wyróżnieniach, urodzinach, ślubach, itp. * Wykorzystanie mechanizmów do uzyskiwania informacji zwrotnej: formularze, ankiety, głosowania, sesje burzy mózgów, zgłaszania nowych pomysłów ...	* Pozytywny wpływ na budowanie kultury organizacyjnej * Poprawa motywacji i zaangażowania pracowników * Złagodzenie dystansu i nadmiernego formalizmu w relacjach służbowych * Informacja zwrotna i idee zbierane ze wszystkich struktur hierarchii organizacyjnej
… szkoła dla nowo zatrudnionych	* Prowadzenie katalogu pracowników i interaktywnej struktury organizacyjnej * Udostępnianie w intranecie biblioteki dokumentów i materiałów, instrukcji stanowiskowych, procedur, itp. * Wykorzystanie modułu e-Nauki do projektowania kursów, korzystania ze szkoleń w standardzie SCORM, przeprowadzania szkoleń, przeprowadzania procesu certyfikacji	* Skrócenie i zoptymalizowanie czasu potrzebnego na wdrożenie w obowiązki nowych pracowników * Obniżenie kosztów prowadzonych szkoleń i adaptacji pracowników w środowisku organizacji * Atrakcyjne narzędzie do podnoszenia kwalifikacji i umiejętności zawodowych, także wśród starszych stażem pracowników
… korporacyjna sieć społecznościowa	* Promowanie społecznościowej funkcjonalności portalu intranetowego wśród pracowników * Wykorzystanie forum i bloga, jako kolejnego kanału komunikacji wewnętrznej * Motywowanie pracowników do przyjęcia postawy współpracy, dzielenia się wiedzą i doświadczeniami	* Silniejsze więzy społeczne w organizacji, zwiększenie poczucia jedności i tożsamości w zespołach - większa determinacja w realizacji celów * Naturalna i spontaniczna wymiana informacji i doświadczeń wśród pracowników buduje wiedzę organizacji i zapewnia bezpieczeństwo informacji, jako wartości niematerialnej przedsiębiorstwa

Jakkolwiek intranet społecznościowy jest niezwykle bogatym funkcjonalnie narzędziem biznesowym, nie zadziała z pełnym potencjałem pierwszego dnia po wdrożeniu. Dla najlepszych rezultatów, należy zaplanować implementację poszczególnych modułów portalu i zaadaptowanie ich do rutynowej pracy stopniowo, w czasie dającym możliwość przygotowania systemu do funkcjonowania w warunkach biznesowych danej organizacji. Oznacza to, że menedżerowie odpowiedzialni za projekt wdrożeniowy powinni zaplanować i udostępnić zasoby osobowe i dać im czas na przeanalizowanie i zaprojektowanie scenariuszy wykorzystania intranetu w codziennej pracy różnych grup użytkowników, wstępne wypełnienie go treściami, a następnie aktywnie promować nowe narzędzie, do czasu jego naturalnej adaptacji wśród pracowników.

Dużym organizacjom rekomendujemy, aby w procesie wdrożenia zaangażowały osoby odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną i naturalnych liderów opinii. Oprócz dbałości o treści portalu, do zadań takich osób powinno należeć również utrzymywanie kontaktów ze średnim i top menedżmentem, dostosowując portal do rzeczywistych potrzeb biznesowych, a także prowadzić jego promocję wśród szerokiej rzeszy użytkowników. Intranet Bitrix24 umożliwia śledzenie wykorzystywania jego poszczególnych narzędzi, co umożliwia precyzyjne skierowanie działań na promocję funkcji o niższym stopniu adaptacji.

Nie da się ukryć, że wypracowanie pozytywnego odzewu na inicjatywy podejmowane przez dział HR jest procesem złożonym i wymagającym zaangażowania się w aktywne działania na polu komunikacji wewnętrznej. Mamy nadzieję, że przedstawione w tym opracowaniu scenariusze i rekomendacje zainteresowały Państwa tematyką portali intranetowych wykorzystujących najnowsze narzędzia społecznościowe, automatyzacji i organizacji pracy.

"Udoskonalona funkcjonalność, wydajność, bezpieczeństwo i skalowalność Bitrix24 wyznaczyły nowy standard w branży, zagwarantowały nową jakość doświadczeń użytkownikom i wyniosły Bitrix24 na czołową pozycję wśród konkurencji." Vasily Smertin Hyundai Motor CIS